MINISTERE DE LA JUSTICE
ARRETE N° 30106/2011
Portant Code de déontologie des notaires de Madagascar
LE GARDE DES SCEAUX, MINISTRE DE LA JUSTICE,
• Vu la Constitution;
• Vu la loi n°2007?026 du 12 décembre 2007 portant Statut du notariat à Madagascar.
• Vu le décret n°61-637 du 21 novembre 1961 créant deux offices de notaires à Tananarive;
• Vu le décret n°98-046 du 22 janvier 1998 portant création de nouvelles charges de notaires;
• Vu le décret n°411-2010 du 15 juin 2010 portant création de 76 nouveaux offices notariaux;
• Vu le décret n°2011-137 du 16 mars 2011 portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;
• Vu le décret n°2011-140 du 26 mars 2011 portant nomination des membres du Gouvernement;
• Vu le décret n°2008-438 du 05 mai 2008 modifié et complété par le décret n° 2009-980 du 14 juillet 2009fixant les attributions du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice ainsi que l’organisation générale de son Ministère,
ARRETE:
CHAPITRE PREMIER - LES PRINCIPES DE DEONTOLOGIE
Section première - Le notaire
Article premier. Les notaires sont les officiers publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique, et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des copies exécutoires et des copies authentiques.
Il est l’arbitre impartial des contrats qu’il reçoit et le conseil des personnes, des entreprises et des collectivités.
Il assure la moralité et la sécurité de la vie contractuelle.
Il assume ce service public dans le cadre d’une activité libérale.
Section II - Les devoirs généraux du notaire
Paragraphe I - Envers lui-même
Article 2. Le notaire, lors de la première assemblée générale à la Chambre Nationale des Notaires de Madagascar suivant sa nomination, devra à la demande du Président de la Chambre, affirmer oralement et sous serment qu’il a connaissance de la déontologie de la profession et s’engager solennellement à la respecter.
Article 3. Chaque notaire, par son comportement, doit s’attacher à donner la meilleure image de sa profession.
Il a le devoir d’entretenir et de renouveler ses connaissances et de se tenir informé de l’évolution du Droit, de l’Economie et de la Société. Il participe aux actions collectives de formation permanente. Il doit faire les efforts de recherche nécessaires pour améliorer la qualité de ses services.
Elu ou désigné par ses pairs pour assumer une fonction ou accomplir une mission au bénéfice du notariat, notamment d’enseignement, le notaire doit consacrer à cette fonction ou à cette mission tout le temps nécessaire au bénéfice de la profession toute entière.
Paragraphe II - Envers l’Etat
Article 4. L’Etat, en nommant le notaire, lui délègue une parcelle de la puissance publique et l’usage du Sceau; il lui donne le pouvoir de conférer l’authenticité.
Cette délégation l’oblige à accomplir sa mission avec loyauté.
Tous actes contraires à la loi lui sont interdits.
Le notaire doit expliquer la loi et en assurer l’application.
Le notaire se consacre exclusivement à l’exercice de ses fonctions et doit ses services et conseils à toute personne le requérant, avec une égale conscience et un constant souci d’équité.
Paragraphe III - Envers la clientèle
Article 5. Toute personne physique ou morale a le libre choix de son notaire.
Article 6. La clientèle d’un notaire est constituée soit par les personnes qui, volontairement, requièrent ses conseils, avis et services ou lui confient l’établissement de leurs conventions; soit par les personnes ayant, selon la nature de l’acte, obligation de passer leur convention par acte notarié.
Article 7. Le notaire doit à sa clientèle sa conscience professionnelle, ses égards, l’équité, la probité et l’information la plus complète.
L’intérêt du client prime toujours sur celui du notaire.
Il doit choisir les moyens les plus appropriés pour parvenir au résultat légal attendu.
Article 8. Pour sa rémunération, le notaire applique la réglementation tarifaire en vigueur.
Article 9. Confident nécessaire de ses clients, le notaire est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues par la loi.
Ce secret couvre tout ce qui est venu à la connaissance du notaire dans l’exercice de sa profession.
Le notaire doit veiller à ce que tous ses collaborateurs connaissent et respectent cette obligation.
Article 10 Le notaire assure la conservation de ses minutes et archives conformément à la loi.
Il a l’obligation d’employer du matériel destiné à tenir dans le temps.
Article 11. Le notaire doit refuser d’élaborer des conventions frauduleuses et de prêter son ministère aux personnes qui ne lui paraissent pas jouir de leur libre arbitre.
Paragraphe IV - Envers les confrères
Article 12. Les notaires doivent avoir conscience des conséquences de leur comportement professionnel et des actes accomplis dans l’exercice normal de leurs fonctions.
La responsabilité collective assumée par la profession leur crée à cet égard des devoirs particuliers.
Les notaires se doivent mutuellement conseils, services et appui.
Article 13. Le notaire doit laisser s’exercer le libre choix du client, et s’abstenir de démarches tendant à détourner ce choix ou bien encore s’abstenir de tirer profit de manœuvres extérieures qui auraient pour résultat de détourner ce choix.
Seule la qualité de service, facteur d’émulation et de progrès, est la base du choix du client.
Afin de sauvegarder son impartialité et de respecter la clientèle de ses confrères, le notaire ne peut rémunérer de ses deniers personnels ou de ceux de la société dont il est membre, ou par quelque moyen que ce soit, les membres d’autres professions avec lesquels il collabore, ou recevoir de ceux-ci une rémunération ou un avantage direct ou indirect.
Cependant, le paiement d’un service effectivement fourni dans le respect du règlement ou des accords interprofessionnels pourra être effectué.
Article 14. Si un notaire a connaissance d’une erreur ou d’une faute commise par un confrère dans l’exercice de sa profession, il doit s’abstenir de faire part de ses critiques au client et en référer immédiatement à son confrère.
Le notaire doit aviser le Président de la Chambre de tout acte délictueux ou mettant en péril les intérêts de la profession. Ce dernier convoque le Bureau pour une éventuelle application des dispositions de l’article 122 du Statut du notariat à Madagascar.
Article 15. Toute publicité à caractère personnel est interdite au notaire.
Dans les trois mois qui suivent sa nomination, tout notaire nommé à un office créé, a la faculté de faire paraître un avis de son installation, à ses frais, renouvelé une seule fois, exclusivement dans deux journaux de son choix, suivant une formule agréée par la Chambre.
Article 16. Pour veiller à la garantie des droits et des intérêts de la clientèle, un notaire peut être amené à contrôler ses confrères lors des inspections conformément à l’article 113 du Statut du notariat.
Le notaire inspecteur doit apporter à sa mission le soin et la fermeté nécessaires à son efficacité sans se départir de la courtoisie due à un confrère et doit user de toute la discrétion compatible avec l’accomplissement de sa mission. Il est tenu au secret professionnel.
Le notaire inspecté doit faciliter la tâche des inspecteurs et doit les recevoir avec la même courtoisie.
L’inspecteur doit porter à la connaissance du notaire inspecté, les anomalies relevées, lui faire les recommandations qu’elles lui paraissent appeler et consigner les explications du notaire inspecté lors de l’établissement du rapport.
Une recommandation non observée peut entraîner une sanction disciplinaire prévue par l’article 122 du Statut du notariat à Madagascar.
Paragraphe V - Envers les futurs notaires et les collaborateurs
Article 17. Le notaire a le devoir de contribuer à la formation des notaires stagiaires et aux enseignements dispensés par la profession.
Il accueille un stagiaire en son étude si la Chambre le lui demande.
Il a le devoir de surveiller et d’encourager le perfectionnement de ses collaborateurs. Il doit leur assurer des conditions de travail moralement et matériellement satisfaisantes. Il doit respecter le droit du travail.
Paragraphe VI - Envers la profession notariale
Article 18. Le Ministère de la Justice et la Chambre peuvent à tout moment inviter un notaire à se conformer aux règles statutaires de la profession et notamment au présent Code de déontologie, après l’avoir entendu.
Tout manquement entraînera des sanctions disciplinaires.
Le notaire a toujours le droit d’apporter ses explications et moyens de défense.
Il peut également apporter des suggestions et des critiques pour améliorer l’exercice de la profession.
Le notaire se doit de consacrer une partie de son temps aux instances professionnelles.
CHAPITRE II - LES REGLES DE DISCIPLINE
Section première - Les obligations
Paragraphe I - En raison des fonctions d’officier public
Formes d’exercice de la fonction
Article 19. Les notaires exercent leurs fonctions soit à titre individuel, comme seul titulaire d’un office notarial, soit à titre d’associé d’une société civile professionnelle titulaire d’un office notarial, dans les conditions et limites des prescriptions législatives et réglementaires.
Titre d’exercice de la profession
Article 20. Les notaires énoncent dans leurs actes, dans leur correspondance et en général dans les manifestations de leur activité professionnelle, leur titre de notaire, à l’exclusion de toute autre qualification ou dénomination.
Il leur est interdit notamment d’ajouter des noms, surnoms ou prénoms autres que ceux sous lesquels ils auront obtenu leur nomination et prêté serment.
Frais, débours, émoluments et honoraires
Article 21. Toute réception d’acte doit être accompagnée du versement d’une provision suffisante pour couvrir les débours et émoluments.
Outre les prohibitions résultant pour eux des textes en vigueur, il est formellement interdit aux notaires de consentir ou de faire consentir une avance sur les actes pour en tirer des intérêts.
Pour l’établissement des actes prévus au tarif, il est interdit aux notaires de percevoir à quelque titre que ce soit, d’autres émoluments.
Panonceaux et plaques
Article 22. Les Offices de notaires doivent obligatoirement être indiqués par des panonceaux, au nombre de deux au plus, portant le symbole graphique de la Chambre, sans autre légende que le mot " notaire " ou " Office Notarial ".
Lieu de réception de la clientèle
Article 23. Pour la dignité et l’indépendance de ses fonctions, le notaire ne peut, sauf cas exceptionnel, accueillir sa clientèle et recevoir ses contrats que dans son office ou à proximité en cas de nécessitéou dans l’office d’un confrère, ou au domicile ou à la résidence de l’une des parties, ou dans les mairies, tribunaux, établissements hospitaliers ou locaux administratifs.
Action intentée par un notaire
Article 24. Tout notaire sur le point d’intenter une action en justice en raison de ses fonctions doit, avant toute poursuite, faire connaître au Président de la Chambre, l’affaire qui donne lieu au litige.
Si une contestation avec des tiers était de nature à intéresser la profession, le président de la Chambre pourrait intervenir au procès.
Sceau
Article 25. Chaque notaire est tenu d’avoir le sceau prévu à l’article 68 du Statut du notariat, qu’il ne peut utiliser que suivant les prescriptions en vigueur.
Paragraphe II - A l’égard des confrères : la concurrence déloyale
Substitution
Article 26. La substitution d’un confrère telle qu’elle est définie par les articles 28 à 30 du Statut du notariat est gratuite.
Litiges
Article 27. Tout notaire qui estime avoir à se plaindre d’un confrère, doit saisir au préalable le Président de la Chambre, qui au besoin, en informera son bureau.
Paragraphe III - A l’égard des tiers
Secret professionnel
Article 28. Tenu au secret professionnel, le notaire, sauf dans les cas expressément prévus par la loi, doit :
- refuser de témoigner de témoigner de ce qu’il peut savoir sur ses clients ou leurs affaires. - - refuser de donner communication des actes déposés en son office à toutes personnes autres que les parties elles-mêmes, leurs héritiers ou ayants droit ou leurs mandataires, qui auront à justifier de leur identité et de leur qualité ;
- se faire assister lors de toute perquisition dans les locaux de son office par le Président de la Chambre ou son représentant.
Comptes et remises de pièces
Article 29. Dès que les formalités consécutives à un acte sont accomplies, le notaire doit établir le relevé de comptes de son client y compris l’état des frais. Après l’avoir adressé aux parties, le notaire leur demande le paiement du complément dû par celles-ci ou leur rembourse l’excédent de la provision. Après apurement des comptes, il leur remet les pièces qui constituent leur dossier.
Procuration
Article 30. Le notaire ou ses collaborateurs ne pourront recevoir de leurs clients aucun mandat conçu en termes généraux pour prêter ou emprunter.
En revanche, il pourra recevoir des mandats dans ce sens dans des termes précis.
Section II - Les prohibitions
Paragraphe I - Interdiction d’instrumenter
Article 31. Le notaire prête son ministère chaque fois qu'il en est requis. Il ne peut le refuser que dans les cas suivants :
1° lorsque l'acte qu'il est requis de recevoir contient des dispositions contraires à une loi d'ordre public ou susceptibles d'induire les tiers en erreur;
2° lorsque les parties à l'acte agissent en fraude des droits des tiers ou de l'autorité;
3° lorsqu'il est incompétent pour un des motifs énumérés par la loi organique sur le notariat;
4° lorsque les parties le requièrent d'authentifier soit une convention dans une matière étrangère à la compétence juridique qui peut normalement être attendue de tout notaire, soit des déclarations ou des constatations qui ne ressortent pas du ministère notarial.
Paragraphe II - Information et publicité
Article 32. Il est interdit aux notaires d’utiliser des procédés commerciaux pour s’attirer de la clientèle.
Toutefois, le notaire est tenu, de respecter les exigences de l’information auxquelles le public a droit. A cet égard des règles spéciales pourront être édictées par la Chambre.
Paragraphe III - Prohibitions diverses
Article 33. Il est interdit aux notaires :
1° de servir de prête-nom à un confrère ;
2° de signer sans un examen attentif les actes préparés par leurs confrères intéressant directement ceux-ci ou les membres de leur famille ;
3° d’empêcher les parties contractantes de faire intervenir un autre notaire dans un même dossier;
4° de faire des démarches auprès des clients d’un autre office à l’occasion d’une affaire quelconque, ils doivent s’adresser à leur confrère;
5° d’exploiter un bureau annexe;
6° d’ouvrir leurs offices notariaux à moins de cinq cent mètres à vol d’oiseau d’un office notarial déjà existant sauf dérogation exceptionnelle accordée par le Bureau de la Chambre.
Sans préjudice des poursuites disciplinaires, le notaire qui a reçu un acte en infraction au présent article est tenu d’en verser les émoluments au notaire qui avait qualité pour recevoir cet acte.
Article 34. Le présent arrêté sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République de Madagascar.
Antananarivo, le 17 octobre 2011
Le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice,
Christine RAZANAMAHASOA